/只要一个公式，带你看懂协同办公提效
最新文章2023-05-02

只要一个公式，带你看懂协同办公提效



当下疫情反复，在线办公用户数量仍处于增长趋势，线上协同成为实现高效办公的方法之一。 一方面，企业实现全面数字化转型，实现在线协同办公，对于现代企业来讲是一个趋势，也是一种必然。另一方面，如何在现有办公平台的基础上实现精准提效，对企业来说也是一种考验。

本篇文章笔者将结合58的云效项目协同2.0设计方案，分析一下协同办公提效的经验。快来看看吧～



1.优化对象

云效是企业内部的效能研发平台，辅助公司员工研发产品。本项目的优化内容是针对它的项目协同能力，该部分的主要功能是“创建并管理项目”和“线上协同推动项目流转”。

2.设计依据

由于是自用产品，因此缺乏有效的数据验证，需要找到合理的设计依据。所以我们联系业务方开展针对员工的访谈，以职位为基础分类，梳理他们的工作流程；根据不同的工作阶段，收集各个用户角色的使用痛点；最后将痛点进行了分析和整理，将重点问题进行了分类汇总，最终总结出结论——效率低。因此本期的优化目标也明确下来了，就是对项目协同进行办公提效。 

3.提效内核

在开始设计前要搞明白一件事，那就是项目协同的基础构成是什么？它们分别是“流转”和“角色”。
为了方便理解，笔者把项目协同系统比喻成工厂，把项目推进比喻成商品制造，项目从策划到上线，就如同商品在一条流水线上会经历多个加工点，从原材料到最终完工上市。这条流水线在项目协同中可以它称为“流转”，而在流水线上的加工点们，其实就是公司员工，我们称他们为“角色”，角色需要完成相应的任务，才能将项目从一个节点流转至下一个节点。因此“流转”和“角色”共同构成了项目协同系统。

所以提效的关键就在于“角色能否顺利完成任务”，同时“项目能否进行顺利流转”。满足这两点，项目协同系统才能高效运行，从而到达办公提效。
因此我们可以得出一个公式：“办公提效=角色完成任务的效率x流转顺畅程度”。即用户能在顺畅的流转过程中，高效地完成各节点的任务。再结合访谈结果，本次的设计目标逐渐清晰：
提升项目流转效率：梳理生命周期，满足全流程覆盖；搭建消息体系，提升信息触达率
提升任务完成效率：概念优化，降低学习成本；搭建高坪效页面，提升阅读和操作效率；多维度展示，提升决策管理能力





1.项目流转全覆盖

旧版云效只覆盖了产品和开发，而本期我们要做全流程角色的覆盖，因此笔者从角色和工作两个层面重新梳理了产品生命周期，角色层面包括了从产品，设计师，开发和测试，即产品研发的全流程参与的员工；工作层面包括了从需求策划一直到上线的全工作流程。主要目标是梳理出各角色需要完成的任务，同时确认在流程上的流转节点。

在本期方案中项目流转还是采用手动为主。举个例子，如产品在云效上创建了一个需求，并在线撰写了文档，此时他可以将需求流转给设计师，设计师收到需求后和产品沟通需求细节和排期，然后开始设计介入，此时产品即可将该需求的状态就变为了「设计中」，以此类推角色持续推动需求流转，直至完成上线。

在未来我们将会实现高度自动化的流转方式。比如完成某些任务后能进行自动化流转，再举个例子：设计师在云效上直接上传设计终稿，产品确认后可自动流转到下一流程节点。

2.打通办公消息提醒体系

经访谈发现，项目流转存在信息传递不及时的卡点，需要提升用户触达。考虑到公司现有触达方式中，美事和企业邮箱的普及度较高，依托这两款产品能做到全公司的消息触达。于是笔者与业务方梳理了消息提醒的场景，包括了「待办提醒」和「异常提醒」两部分。以下可以举两个案例进行分享。
自动化待办提醒：需求负责人完成创建后会自动流转到参与人，告知对方被分配了相应的事项。


自动化监测提醒能力：旧版项目流转是由负责人全权监测，无形中增加工作成本。优化后方案以系统监测为主，负责人为辅。当系统监测到异常时（主要是临近逾期或已经逾期），会自动在美事里推送未完成的内容，用户可点击查看详情，并及时处理。


1.概念提效

旧版的产品概念复杂，存在重复性内容，如「项目」和「产品」，如“产品”和“项目”这两个概念的相似度就很高，很多新用户难以理解。同时不符合业界定义的认知，如「迭代」，本应该是需求的合集，但是旧版二者却是并列关系，造成了理解成本高的问题。
在优化方案中，我们将概念扁平化，合并相似度较高的概念，放弃部分不常用概念。同时调研市面现有平台的概念体系，做到尽可能符合业界认知。从而降低理解成本。



2.搭建高坪效页面

工作事项作为平台最基础组成部分，主要问题是页面交互方式老旧，体现在结构分散且层级复杂；使用过程中跳转频繁，需要重新搭建高坪效的页面。同时在阅读浏览、新增内容和语义理解方面都存在设计细节问题。笔者以需求详情页为例，说一下搭建高坪效页面的方法。
页面层级重构：笔者采用了卡片分类法将页面组件重新归类组合，重构新页面，同时考虑到用户的快速浏览习惯，将原有跳转新页面改为抽屉的展示方式，减少反复页面跳转带来的体验不佳。


看到有用的信息：合理控制信息密度，同时保证添加内容的便捷性。设计吸顶的创建入口，点击后可跳转到预设位置去添加内容。页面上不会出现多余信息，有效降低页面的信息密度。


快速看到想看的：随着用户在抽屉内新增的内容越来越多，页面也会变的越来越长，为提升浏览效率，在左侧设计快捷帧导航栏，点击后能快速跳转到相应位置，提升浏览效率。

低成本理解文案：本次在语义设计上做了调整，确保用户低成本理解。以操作日志为例，日志里记录了所有操作记录，表达内涵是“哪些用户在什么时间进行了如何的操作”，因此设计由「用户名」+「行为」+「结果」+「操作时间」组成的字段句式，使语义做到标准化且降低理解成本。



3.多维度展示

在旧版方案中大量使用列表作为展示方式。但单一维度列表仅仅强调了事项的主题，考虑到在实地的工作场景中，用户是需要从多种维度去管理工作事项。
层级关系展示：需求存在父子级关系（一个需求可以被拆分成多个子需求，分期完成），因此需要能表达清楚层级关系的展示方式。笔者使用了树形图的展示方式，明确父子级关系。
进度展示：因为我们所参与的事项都是有起止日期的，什么时候开始，什么时候结束，中间需要干多长时间，都需要让用户有清晰的感知，从而提升管理效率。笔者采用了甘特图，以事项进度的维度来管理决策，同时设计了拖拽功能方便用户及时编辑进度。
流转状态展示：工作事项需要流转的，因此需要以流转状态的维度去展示事项，能更好地帮助用户感知事项所处的状态，及时规划流转动向，从而提升事项流转效率。笔者采用了看板的展示方式，以事项流转状态的维度来管理决策，用户可拖拽事项，及时进行流转。


回归到办公提效公式：“办公提效=角色完成任务的效率x流转顺畅程度”。在“流转”和“角色”两个方面的优化。
通过梳理产品生命周期将做到全流程覆盖，同时搭建信息体系，提升流转信息的触达，进而提升项目流转效率。再通过优化概念，降低学习成本；搭建高坪效页面，提升阅读和操作效率；搭建多维度展示方式，提升决策管理能力，保障用户在各节点完成任务的效率。
最终做到精准的办公提效。




本次改版还在继续中，我们会继续以提效为目标持续优化。B端产品不同于C端，尤其是企业类办公产品，会经常缺乏埋点导致缺乏有效的数据支持，因此不能像C端产品以数据作为设计依据。
需要设计师深入产业了解业务背后的运行逻辑，访谈目标用户观察其行为并收集其诉求。由此才能足够了解业务，为企业用户产出更优秀的设计方案。
希望这份B端设计改版的内容能够对大家有所帮助～


李祖威

我欲乘风而去


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